Welchen Prozess sollten Sie zuerst automatisieren?
Fünf Prüffragen zeigen, welcher wiederkehrende Ablauf sich für einen ersten Automatisierungspiloten eignet und wann Sie noch warten sollten.
Von Mujedin Tairi
Erster Pilot
Einen Ablauf auswählen und mit echten Fällen prüfen
Die kurze Antwort
Wählen Sie einen häufigen, klaren und messbaren Ablauf. Prüfen Sie Werkzeuge und Anbieter erst danach. So bleibt die Aufgabe überschaubar und Sie können im Alltag feststellen, ob die Änderung wirklich hilft.
Ein mögliches Beispiel ist eine Kundenanfrage, die heute per E-Mail, Foto oder Telefon eintrifft. Bevor daraus ein Auftrag wird, fehlen oft Angaben. Das Team fragt nach, überträgt Daten und weist den Vorgang einer Person zu. Dieser klar begrenzte Abschnitt lässt sich prüfen, ohne gleich die gesamte Auftragsabwicklung zu ersetzen.
Fünf Merkmale eines guten Startprozesses
Der Ablauf wiederholt sich oft genug
Eine Automatisierung lohnt sich eher, wenn derselbe Ablauf regelmässig Arbeit verursacht. Erfassen Sie deshalb zuerst, wie oft er in einem normalen Monat vorkommt. Eine pauschale Mindestzahl gibt es nicht. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen dem heutigen Aufwand und dem erwarteten Nutzen.
Frage für Ihren Betrieb: Wie oft bearbeitet Ihr Team diesen Ablauf in einem normalen Monat?
Manuelle Arbeit oder Medienbrüche sind sichtbar
Suchen Sie nach Stellen, an denen Angaben erneut erfasst, kopiert oder gesucht werden. Typische Beispiele sind eine E-Mail, die in eine Tabelle übertragen wird, Daten aus einem PDF oder Rückfragen zu bereits vorhandenen Informationen.
Frage für Ihren Betrieb: An welchen Stellen werden Angaben erneut erfasst oder gesucht?
Eingabe und Ergebnis sind klar
Ein geeigneter Prozess hat einen erkennbaren Anfang und ein überprüfbares Ende. Bei einer Serviceanfrage könnte der Eingang eine E-Mail mit Foto sein. Das Ergebnis wäre ein vollständiger, der richtigen Person zugewiesener Vorgang.
Wenn niemand eindeutig beschreiben kann, wann die Arbeit korrekt abgeschlossen ist, sollte der Ablauf zuerst intern geklärt werden.
Frage für Ihren Betrieb: Woran erkennt Ihr Team, dass der Vorgang korrekt abgeschlossen ist?
Ausnahmen lassen sich erkennen
Nicht jeder Fall muss automatisch abgeschlossen werden. Oft genügt es, den Normalfall vorzubereiten und Ausnahmen an einen Menschen zu geben. Das ist besonders wichtig, wenn eine Entscheidung Folgen für Kunden, Preis oder Termin hat.
Frage für Ihren Betrieb: Welche Fälle darf das System nie selbst entscheiden?
Der Nutzen lässt sich messen
Legen Sie vor dem Pilot fest, welche Zahl sich verändern soll. Je nach Ablauf können das die Bearbeitungszeit, die Anzahl Rückfragen, die Vollständigkeit oder falsch zugeordnete Vorgänge sein. Nehmen Sie zuerst einen Ausgangswert auf. Sonst bleibt später nur ein Eindruck.
Frage für Ihren Betrieb: Welche Zahl soll sich nach dem Pilot nachweisbar verändern?
Beispiel: Eine Serviceanfrage wird zum vorbereiteten Auftrag
Das folgende Beispiel zeigt einen möglichen Ablauf. Es ist kein ausgewiesener Kundenfall und enthält deshalb keine Wirkungszahlen.
Heute
Eine Anfrage kommt per E-Mail, Foto oder Telefon. Angaben fehlen oder stehen an verschiedenen Orten. Eine Person fragt nach, überträgt die Informationen und legt den Vorgang im bestehenden System an. Danach wird entschieden, wer übernimmt.
Im begrenzten Pilot
Der Eingang wird erfasst und auf definierte Pflichtangaben geprüft. Fehlende Informationen werden gezielt angefordert. Das System schlägt eine Zuständigkeit vor und bereitet den Vorgang vor. Termin und Auftrag bleiben bei Bedarf in menschlicher Freigabe.
Was gemessen wird
- Zeit bis zur vollständigen Anfrage
- Anzahl notwendiger Rückfragen
- Anteil korrekt vorbereiteter Vorgänge
Die Messung beantwortet eine einfache Frage: Hat der Pilot den ausgewählten Ablauf verbessert? Erst dann ist zu entscheiden, ob der nächste Schritt sinnvoll ist.
Die Lösungsseite Kundenanfragen automatisieren zeigt, wie dieser Modellablauf als begrenzter Pilot aufgebaut werden kann.
Diese Prozesse eignen sich noch nicht
Der Ablauf ändert sich ständig
Wenn jeder Fall anders bearbeitet wird, fehlt eine stabile Grundlage. Definieren Sie zuerst einen Normalfall und halten Sie bekannte Ausnahmen fest.
Der Vorgang kommt nur selten vor
Ein seltener Vorgang kann aufwendig sein und trotzdem zu wenig Nutzen für eine eigene Automatisierung bringen. Vergleichen Sie den heutigen Aufwand mit den Kosten für Aufbau, Einführung und Betrieb.
Das gewünschte Ergebnis ist unklar
Technik löst keine ungeklärte Verantwortung. Legen Sie zuerst fest, wer welches Ergebnis braucht und wann der Vorgang abgeschlossen ist.
Fehler wären kritisch und eine sichere Prüfung fehlt
Automatisieren Sie keine endgültige Entscheidung, wenn ein Fehler erhebliche Folgen hätte und keine verlässliche Kontrolle besteht. Das System kann vorbereiten. Die Freigabe bleibt bei der verantwortlichen Person.
So läuft ein erster Pilot ab
Ist-Ablauf aufnehmen
Dokumentieren Sie Eingang, Bearbeitung, verwendete Systeme, Übergaben und bekannte Ausnahmen. Das KMU-Portal des Bundes empfiehlt ebenfalls, Prozesse, Daten und Leistungen vor einer Veränderung zu analysieren.
Umfang und Ergebnis festlegen
Wählen Sie einen klaren Start- und Endpunkt. Angrenzende Probleme gehören nicht automatisch in denselben Pilot. Für eine erste Einordnung finden Sie auf unserer Seite zur Prozessautomatisierung für Schweizer Unternehmen weitere Beispiele.
Mit echten Fällen testen
Nutzen Sie normale Fälle und bekannte Ausnahmen aus dem Betrieb. So zeigt sich, wo Regeln fehlen und welche Schritte weiterhin eine menschliche Prüfung brauchen.
Messen, korrigieren und übergeben
Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Ausgangswert. Erst danach entscheiden Sie über Ausbau, Anpassung oder Stopp. Ein begrenzter Pilot darf auch zeigen, dass eine Automatisierung noch nicht sinnvoll ist.
Prüfliste für Ihren Betrieb
- Kommt der Ablauf regelmässig vor?
- Entsteht dabei wiederholt manuelle Arbeit?
- Sind Eingang und gewünschtes Ergebnis klar?
- Lässt sich ein Normalfall beschreiben?
- Sind Ausnahmen erkennbar?
- Kann ein Mensch kritische Schritte freigeben?
- Gibt es mindestens eine messbare Kennzahl?
Wenn Sie die meisten Fragen klar mit Ja beantworten, lohnt sich eine Prüfung als begrenzter Pilot. Bei mehreren Unklarheiten sollten Sie den Ablauf zuerst vereinfachen und dokumentieren. Ist er selten, unklar und risikoreich, bleibt die manuelle Bearbeitung vorerst die bessere Lösung.
Diese Prüfliste ist eine Orientierung. Sie ist keine wissenschaftliche Bewertung und ersetzt keine Analyse des tatsächlichen Ablaufs.
Häufige Fragen
Braucht Prozessautomatisierung immer KI?
Nein. Eindeutige Regeln, Statuswechsel und Datenübertragungen lassen sich oft ohne KI abbilden. KI ist dann sinnvoll, wenn freie Texte, Bilder oder unterschiedlich aufgebaute Dokumente eingeordnet werden müssen. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Wann braucht eine Automatisierung wirklich KI?.
Müssen bestehende Programme ersetzt werden?
Nicht zwingend. Häufig ist es sinnvoller, vorhandene Systeme gezielt zu verbinden oder einen klar begrenzten Zwischenschritt zu automatisieren.
Wie bleibt die menschliche Kontrolle erhalten?
Kritische Entscheidungen, unsichere Fälle und Ausnahmen erhalten einen festen Freigabeschritt. Das System bereitet vor, der verantwortliche Mensch entscheidet.
Wie lässt sich der Nutzen prüfen?
Mit einem Ausgangswert und derselben Messung nach dem Pilot. Geeignete Kennzahlen hängen vom Ablauf ab, etwa Bearbeitungszeit, Rückfragen oder Vollständigkeit.
Was Sie jetzt prüfen können
Wählen Sie einen Ablauf, der Ihr Team jede Woche beschäftigt. Beschreiben Sie Eingang, gewünschtes Ergebnis und notwendige Freigabe in je einem Satz. Wenn das gelingt, prüfen Sie ihn mit den fünf Kriterien oben.
Haben Sie einen wiederkehrenden Ablauf im Kopf? Auf der Seite Mehr zur Prozessautomatisierung sehen Sie, wie Nuvero einen begrenzten Pilot prüft und umsetzt. Wenn heute vor allem die Vorbereitung von Angeboten Aufwand verursacht, zeigt Offertenprozess automatisieren einen passenden Modellablauf.